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Call Center Virtual – Como pequenas e médias empresas podem se beneficiar com essa solução

Publicado em 16 de setembro de 2019 | Atualizado em 18 de maio de 2020

O atendimento de qualidade é decisivo para o futuro de um negócio, seja ele uma pequena, média ou grande empresa. No caso das pequenas e médias, a adoção de um Call Center Virtual tem tudo para ser um excelente investimento.

Esse tipo de Call Center, também chamado de Call Center em Nuvem, consiste em um modelo mais flexível de comunicação, pois os operadores podem atuar de maneira remota, resultando em mais agilidade e facilidade para a comunicação.

A tecnologia do Call Center Virtual tem tudo a ver com um recurso que cada vez mais traz vantagens para as empresas, que é a Cloud Computing (também conhecida como Computação em Nuvem).

A Computação em Nuvem facilita vários aspectos de um negócio. Um exemplo de como ela pode ajudar o andamento dos serviços são por meio de alguns softwares, tais como o Google Drive, que permite o compartilhamento e o envio de arquivos de qualquer lugar.

Os benefícios de um Call Center Virtual para os pequenos e médios empreendimentos

Quem gerencia um pequeno ou médio negócio tem muito a ganhar ao contratar um Call Center Virtual. Quer saber mais? Confira abaixo algumas das vantagens dessa tecnologia.

Diminuição dos custos

 Não é preciso adquirir equipamentos caros de infraestrutura de tecnologia da informação para contratar um Call Center Virtual. E isso reduz os custos de maneira significativa.

O motivo disso reside no fato de que as informações do sistema se localizam na nuvem. Sendo assim, tais informações se tornam acessíveis em qualquer lugar, pois basta contar com uma boa conexão à internet.


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A adoção de um Call Center Virtual permite que as empresas possam contar não apenas com a redução de custos envolvendo a manutenção de hardware e de software, mas inclusive com poucos riscos de interrupção do trabalho.

Instalação acessível

Para poder contar com um Call Center Virtual, é necessário ter uma boa conexão com a internet na empresa.

Ao contratar um provedor de banda larga com alta qualidade, a implantação desse modelo de call center ganha ainda mais em qualidade.

Diante disso, a única preocupação do empreendedor se limita em contar com computadores adequados para a instalação do software de acesso para a plataforma.

O Call Center Virtual poderá atuar de maneira mais eficiente quando não há a necessidade de ter à disposição investimentos pesados para a compra de equipamentos mais modernos.

Melhora a produtividade

Uma das principais características do Call Center em Nuvem é a mobilidade. Com um serviço disponível de qualquer lugar com acesso à internet, as atividades são realizadas de maneira mais dinâmica, o que resulta em mais qualidade no atendimento.

Diante dessa mobilidade estabelecida pelo Call Center Virtual, é possível detectar uma melhoria até mesmo na qualidade de vida dos funcionários que atuam na empresa.

Por essa razão, não é um equívoco afirmar esse moderno modelo de Call Center possibilita uma melhora na performance e no ambiente de trabalho.

Como funciona a implementação de um Call Center Virtual em pequenas e médias empresas

A implementação de um Call Center em Nuvem vai depender de alguns fatores, especialmente do porte da empresa. Pequenos e médios negócios geralmente terão necessidades distintas de uma empresa de grande porte, por exemplo.

Além disso, a questão da estrutura da empresa também deve ser levada em consideração. Nesse caso, antes de contratar um Call Center Virtual, é preciso estar atento para alguns detalhes.

Uma boa conexão online

Para que o seu Call Center Virtual tenha 100% de eficiência e esteja sempre disponível para os clientes, é fundamental que haja investimento em um excelente serviço de acesso à internet.

O grande motivo para isso é justamente o sistema baseado na Computação em Nuvem.

A ausência de uma boa conexão com a internet implica que qualquer problema de indisponibilidade pode afetar a qualidade do atendimento. Ao investir nesse formato de Call Center, você também precisa ter o número exato de operadores.

Dessa maneira, você terá mais condições de dimensionar e assim contratar o serviço de banda larga mais adequado para manter as atividades funcionando e evitar, ao máximo, as interrupções.

Tenha à disposição uma equipe treinada

A utilização de um Call Center em Nuvem não apresenta dificuldades, porém ele é uma tecnologia que vai exigir conhecimentos específicos da sua equipe de colaboradores.

A qualificação e o treinamento da sua equipe nunca é um gasto, mas sim um investimento que fará toda a diferença para manter a qualidade dos serviços de atendimento.


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Por isso, além de uma boa compreensão de como é o funcionamento do software, os treinamentos devem preparar a equipe para adotar os cuidados básicos para evitar acessos indevidos à ferramenta.

Vale salientar que atualmente os clientes cada vez mais almejam um atendimento rápido, eficiente e da mais alta qualidade. Por essa razão, uma equipe treinada e habituada com as características do Call Center Virtual é requisito de suma importância.

Planeje a integração do seu Call Center em Nuvem

Na hora de contratar Call Center Virtual, é interessante otimizar esse serviço aproveitando ao máximo os recursos que ele disponibiliza. Sendo assim, a integração com outros sistemas tecnológicos tem tudo para ser ainda mais eficiente.

Uma das alternativas, nesse caso, é realizar a integração com Call Center em Nuvem com uma plataforma CRM, por exemplo. Esse tipo de sistema confere para as empresas um melhor gerenciamento do relacionamento com os clientes.

No caso de pequenos e médios negócios, um Call Center Virtual aliado a uma ferramenta de CRM pode conferir ainda mais agilidade para o andamento do seu trabalho.

Um exemplo disso é o fato de que os operadores terão um acesso mais rápido aos dados, informações e condições de atender os clientes de maneira adequada.

Conclusão

A Computação em Nuvem trouxe uma série de benefícios em vários aspectos do nosso dia a dia. Quando o assunto são as pequenas e as médias empresas, elas podem melhorar ainda mais o seu atendimento por meio de um Call Center Virtual.

Por essa razão, visando a melhoria do atendimento, o investimento em um Call Center em Nuvem é uma alternativa extremamente econômica e viável para muitas empresas.


Você deseja modernizar o atendimento e a comunicação da sua empresa, mas não sabe por onde começar? O Call Center Virtual pode ser a solução ideal para os seus negócios. Entre em contato com a gente e agende uma demonstração gratuita das nossas soluções de comunicação em nuvem.


Empresas de Call Center – Como escolher a ideal para o seu negócio

Publicado em 28 de agosto de 2019 | Atualizado em 18 de maio de 2020

Com o grande número de negócios feitos pela internet e a aparição de muitas empresas que trabalham com negócios em escala, a necessidade dos serviços das empresas de Call Center aumentou consideravelmente.

Por isso, muitas empresas em crescimento estão se preocupando em oferecer o melhor atendimento ao cliente, mas não sabem o que considerar na hora de escolher uma empresa de SAC.

Como a experiência do cliente é prioridade, trouxemos algumas informações importantes a se considerar na hora de escolher uma empresa de Call Center para fazer parte do crescimento do seu negócio. Confira as dicas abaixo!

Comece avaliando quais as necessidades da sua empresa

Para começar o processo de fazer a terceirização de call center, você precisará avaliar a situação do seu negócio e quais as reais necessidades de um serviço de atendimento ao cliente.

Nessa primeira etapa você deverá levantar o número de clientes que a sua empresa possui, a projeção para os próximos anos e o que você espera que as empresas de call center façam pelo seu negócio a fim de melhorar o atendimento ao consumidor.

Também será preciso que você avalie quais serviços vão ser oferecidos no call center, de modo a fazer uma lista dos problemas frequentes que eles possuem, para que assim seja possível otimizar o atendimento.

Em resumo, será preciso de uma lista com as necessidades básicas da sua empresa e as necessidades básicas do cliente, a fim de eliminar em um primeiro momento as empresas que não se encaixem neste perfil.

Analise a qualidade do serviço das Empresas de Call Center

Ao fazer uma pesquisa inicial, comece pela reputação das empresas de terceirização de call center. Veja o que os usuários estão falando e como são as avaliações do atendimento dos clientes que utilizam as empresas de call center que você está de olho.


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Contudo, é absolutamente necessário que a empresa tenha uma boa avaliação de atendimento, uma vez que a responsabilidade de cuidar do seu maior tesouro, que é o cliente, ficará praticamente toda nas mãos do call center.

Deve-se lembrar também que a reputação de uma empresa mal falada é tão prejudicial, que não se perde somente o cliente que se sentiu lesado, perde também todos os potenciais clientes.

Além do atendimento, outro ponto importante na qualidade é a segurança. A empresa contratada terá em mãos todos os dados dos clientes, então é preciso que haja todo cuidado do mundo com a proteção destes dados.

Certifique-se de que a proteção dos dados do cliente seja uma das prioridades para a empresa que for contratada. Veja também como ela oferece essa proteção e quais são os protocolos de segurança que garantem a proteção contra vazamento de dados.

Analise as vantagens que a empresa pode oferecer

Outro ponto importante é saber dos serviços que podem ser vantajosos para a sua empresa. Veja quais são os canais de atendimento que a empresa oferece, como é feito todo o processo de atendimento ao cliente, quais são as opções de contato que o cliente tem e como funciona cada uma delas.

Descubra se a empresa está bem equipada para atender nos canais digitais, uma vez que muitas pessoas não gostam de resolver seus problemas pelo telefone, optando por um atendimento via chat.

Procure saber também sobre a automatização de processos que torna o atendimento mais eficiente. Um dos cuidados a se tomar é com a automatização em excesso, pois em alguns casos, é quase impossível resolver um problema sem falar com um atendente.

Essa impossibilidade de resolver os problemas pode deixar o cliente bastante insatisfeito, pois não cumpre o propósito de um atendimento satisfatório.

Tenha uma experiência como cliente em uma das empresas de call center

Empresas especializadas em serviços de atendimento não possuem somente um cliente. Gostou de uma empresa? Procure quais são as outras organizações que ela atende e tenha uma experiência como cliente. Assim você consegue avaliar todos os prós e contras do atendimento.

Seguindo a linha de experiência, ao contratar uma empresa, faça também o teste e ligue para o seu próprio SAC para saber como seus clientes estão sendo atendidos.


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Como você conhece bastante da empresa, poderá deixar o atendimento mais complicado para o atendente e saber como ele se sai em situações de desconforto no atendimento.

Defina o orçamento e compare com os custos

Quando surge a necessidade de contratar uma empresa de call center, é preciso ter um orçamento preparado para contratar o SAC ou criar o seu próprio. Ao terceirizar o serviço de atendimento, procure saber, além dos custos de implementação, quais os custos de manutenção do serviço.

Sabe-se que o call center, até mesmo para empresas na internet, exige maiores custos com espaço físico, computadores, rede de internet e muito mais.

Por isso, tente prever ao máximo os possíveis imprevistos, para que assim, possa ser feito um controle e oferecer uma boa experiência ao cliente.

Veja como funciona também a manutenção

Como já foi falado, os custos de manutenção podem ser altos. Por isso, além de analisar os valores, se atente também sobre tempo, pois um call center em manutenção é um call center sem funcionar e sem atender clientes.

Portanto, não é recomendado que a manutenção dure muito tempo ou não seja feita por completo, de modo a deixar o sistema todo parado.

Verifique como são as manutenções, sua periodicidade, o tempo gasto e como o cliente fica amparado. Todos estes detalhes são importantes na hora de fazer a terceirização de um call center.

Conclusão

A escolha de empresas de call Center deve ser muito bem analisada e avaliada de vários pontos. Lembre-se que é a sua marca e negócio que estará nas mãos (literalmente) de terceiros.

Estes são os cuidados básicos para escolher a solução de atendimento ideal para o seu negócio. Você considera mais algum ponto importante a ser colocado?

Não deixe de comentar e deixar suas dúvidas sobre como escolher o call center ideal para o seu negócio.


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