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Software para Call Center

Publicado em 21 de maio de 2018 | Atualizado em 9 de maio de 2023

Primeiramente, a informatização dos sistemas em empresas já é uma realidade. Apesar disso, hoje em dia é possível contar com tecnologias que auxiliam e muito a gestão dos serviços, agilizando o trabalho e aumentando a produtividade. Com isso, quem atua como empreendedor, já pode ter à disposição programas de computador responsivos, que podem ser bem visualizados tanto em desktops quanto em dispositivos móveis, facilitando muito o trabalho de gestão. Nesse contexto, em que a informatização adquiriu grande relevância nas empresas, o Call Center também merece ser contemplado com os avanços que a tecnologia atual pode oferecer.

Nesse sentido, o call center, de uma maneira geral, pode ser definido como um local destinado para efetuar e receber ligações em uma empresa. Contudo, com o objetivo de melhor atender o público e estreitar ainda mais os laços com os clientes. Por isso, ao traduzir o termo de uma forma mais literal, o Call Center é uma Central de Chamada, sendo muito importante como um elo de comunicação entre a empresa e o seu público. Justamente pela sua importância, existem software para Call Center cada vez mais modernos, aptos para agilizar e melhorar de maneira significativa a atuação dos profissionais que atuam nesse setor.

Motivos para implementar um software para call center

Em outras palavras, uma das razões para efetuar essa implementação reside no fato de que tal tecnologia tem condições que aumentar a produtividade da equipe. Além disso, um software para call center centraliza a comunicação da empresa em um único ponto, algo muito importante para facilitar a organização do trabalho.

Por isso, é válido citar mais alguns benefícios, tais como:

A automatização dos processos

 Em qualquer empresa os serviços devem fluir de maneira organizada e planejada. Com um bom software para call center, os funcionários do setor contam com condições de efetuar o atendimento, registrar informações e enviá-las para outros setores.

Esse fluxo de informações é um elemento fundamental para facilitar o trabalho de gestão de uma empresa. Ou seja, já que todos os setores se comunicam de maneira mais rápida e também organizada.

Além disso, caso o sistema faça uso de uma URA, o consumidor imediatamente poderá ser encaminhado para o atendente mais apto para sanar as dúvidas dele. Todavia, tornando o processo de comunicação mais fácil e efetuando um bom atendimento.

A URA, vale mencionar, consiste em um sistema de grande utilidade para comunicação com os consumidores. Existem tipos distintos de URA, cada uma delas conta com as suas particularidades e propósitos.

A melhoria no gerenciamento da empresa

Com um software para Call Center, o atendimento das chamadas passa ser registrado. Bem como se torna possível também acompanhar o resultado dos colaboradores por meio de métricas que medem o tempo falado e até mesmo quantidade de ligações.

A prevenção de problemas

 Com a possibilidade de mensurar resultados e analisar os resultados por meio de métricas. Com isso, a utilização de um software de gestão também se torna útil para prevenir eventuais problemas.

Otimização do tempo

Com o uso de um software para call center para melhorar o atendimento é evidente que o tempo para efetuar os atendimentos se tornam mais ágeis. Com isso, economizando tempo e, consequentemente, melhorando ainda mais o trabalho realizado.

Como realizar a implementação de um software para o seu Call Center

As vantagens proporcionadas por tal tecnologia já são conhecidas. Porém, para que ela tenha condições de cumprir com o seu objetivo, trazendo a qualidade e a agilidade que você espera, é necessário saber como efetuar a sua implementação.

Portanto, para não cometer equívocos, é importante seguir algumas dicas. São elas:

Procure o software mais adequado para o tipo da sua empresa

 Para encontrar o programa ideal para o seu trabalho é preciso analisar os pontos que precisam ser melhorados. Bem como os métodos de atendimento que você utiliza em seu processo de gestão.

Outro detalhe pertinente é encontrar o software ideal. Por isso é válido efetuar pesquisas e conhecer mais a fundo o tema, tendo uma melhor noção a respeito das características e funcionalidades dos softwares para call center existentes.

Inclusive, avalie junto dos fornecedores desse software como é o seu funcionamento. Ou seja, como é a relação entre custo e benefício qual é o propósito dele e se há possibilidade de customização.

Oriente os seus gestores e colaboradores

 Muitas vezes a implementação de uma tecnologia desconhecida por muitos pode resultar em uma resistência por parte de alguns. Ou, em alguns casos, se ela for implementada sem a devida orientação, pode até demorar para trazer os benefícios esperados.

Por isso, é importante que antes da sua adoção, sejam explicadas as funcionalidades. Contudo, as vantagens e as possibilidades que um software para Call Center vai trazer para o dia a dia da empresa.

Nesse caso, é válido efetuar treinos com os gestores e os colaboradores, sanando todas as dúvidas que possam surgir em relação a essa tecnologia. Com isso, o software terá uma melhor aceitação e o rendimento dele será mais evidente.

Avalie os resultados

 Para que o trabalho tenha uma melhora efetiva graças ao uso do software, não deixe também de realizar periódicas avaliações do trabalho feito. Com isso, é possível detectar qualquer erro que possa estar a atrapalhar o bom desenvolvimento das atividades.

URA e CRM na atuação dos Call Centers

Em se tratando de atendimento em Call Centers, a URA e o CRM são duas ferramentas interessantes. A URA, abreviação para o termo Unidade de Resposta Audível, tem a capacidade de direcionar o cliente para o serviço desejado.

A URA demonstra eficiência porque ela permite filtrar o número de ligações, otimizando o tempo em chamadas. Hoje em dia é possível contar com dois tipos de URA: a que usa os sons gerados pelo teclado do telefone e outra, mais avançada, que funciona por meio do reconhecimento de voz.

Já o CRM, também chamado de Customer Relationship Management, tem o objetivo de gerenciar e registrar as interações que um consumidor apresentou com a sua empresa, inclusive ligações para o Call Center.

Ao integrar de maneira correta esses dois sistemas, URA e o CRM,o trabalho de gestão ganha muito mais recursos, trazendo uma série de benefícios para a sua empresa.

Conclusão

Para a sua empresa não ficar para trás quando o assunto é tecnologia. Vale a pena investir em tecnologias para modernizar o seu atendimento. Os softwares de Call Center estão aí para isso.

E então, o que achou dos benefícios apresentados? Não esqueça também de compartilhar essa postagem com sua rede de contatos ou com aquele amigo que está pensando em automatizar o atendimento da sua empresa.

6 dicas e técnicas de vendas por telefone

Publicado em 11 de maio de 2018 | Atualizado em 9 de maio de 2023

Quem atua no ramo de vendas por telefone deve dominar uma série de métodos para conquistar e convencer um cliente. E para obter êxito nesse tipo de abordagem é necessário antes estar a par das características que essa área demanda.

Atualmente muitos podem considerar a abordagem por telefone invasiva e inoportuna. Com isso, nem sempre uma pessoa está com vontade ou até mesmo com disposição para receber uma chamada.

Por outro lado, a venda por telefone também pode representar uma oportunidade de se aproximar do cliente. Contudo, dialogando diretamente com ele e explicando as características essenciais do produto.

Por isso, para efetuar vendas por telefone de maneira eficiente sem ser um incômodo para o cliente. Nesse sentido, é preciso contar com técnicas apropriadas para esse objetivo e que possibilitarão a você conhecer melhor o público e como abordá-lo.

Nesse caso, entre as técnicas que irão proporcionar mais sucesso nas vendas, é possível citar:

1-Praticidade na hora de conversar com o cliente

Quando uma venda é realizada por meio do telefone comum, o vendedor precisa segurar o aparelho, restando apenas uma mão livre para digitar informações e dados importantes. Por isso, para tornar esse processo mais dinâmico, é fundamental contar com um headset.

O uso do headset torna o trabalho do vendedor mais confortável, por permitir que o mesmo mantenha as mãos livres. Inclusive, atualmente é possível contar com headsets sem fio, que possibilitam efetuar mais movimentos e até ficar em pé, caso necessário.

Além de melhorar a capacidade de conversar de maneira mais confortável, o uso do headset evita problemas nas articulações decorrentes de uma má postura no trabalho.

Com isso, ao aliar agilidade no momento do diálogo e evitar problemas físicos de trabalho, a capacidade de efetuar uma boa quantidade de vendas tende a aumentar.

2-Antes de efetuar uma ligação, faça uma pesquisa

Não vá para o telefone despreparado, se um dos objetivos das vendas por telefone é estabelecer um contato mais pessoal com o cliente, é preciso conhecê-lo antes.

Além da pesquisa tornar a sua abordagem mais personalizada, quando você registra essas informações em um sistema de gestão de clientes, mesmo que esse potencial cliente não atenda o telefone, você não perderá tempo na próxima abordagem.

Uma das alternativas para conhecer melhor o seu cliente é utilizar a chamada técnica de Prospecção. Por meio dessa técnica a empresa liga para um possível cliente e busca conhecer suas motivações de compra e os seus interesses.

Hoje em dia também existem softwares que permitem o registro e a coleta de informações de cada ligação efetuada, auxiliando no processo de conhecimento do público-alvo.

Com isso, é possível formar uma lista de interessados e, consequentemente, estipular com mais precisão qual é o seu nicho de mercado e qual será o seu discurso para usar nas vendas.

3-Não tenha pressa, explique o que você está vendendo

Para a venda por telefone se tornar bem sucedida é importante fisgar o cliente logo nos primeiros instantes de ligação. É preciso manter a pessoa do outro lado da linha interessada no que você tem para falar e oferecer.

Ao explicar o que o seu produto pode fazer pelo cliente, o vendedor mostra para ele o quanto é importante ter esse produto no seu dia a dia. Dessa maneira, a abordagem se torna mais eficiente e as chances de venda aumentam.

É importante lembrar de destacar as soluções que os produtos oferecem, ressaltando os seus benefícios, porém sem se prender muito a termos técnicos. Tais termos podem cansar o consumidor, frustrando o seu processo de vendas.

Além disso, lembre-se também de inicialmente perguntar se o cliente tem tempo disponível para manter um diálogo com você. Caso a resposta for negativa, não hesite em combinar um horário mais acessível para contato.

Se a resposta for afirmativa, faça uma apresentação, mostre quem você é, cite a sua empresa e, em seguida, aborde as questões mais vantajosas do seu produto, mostrando o quanto ele é essencial para o dia a dia do consumidor.

4-Tenha um roteiro para realizar vendas por telefone

Para que a sua abordagem seja feita com qualidade é preciso manter uma organização e um planejamento. Nesse caso, um roteiro para as vendas é uma boa alternativa, pois oferece um padrão para o processo de negociação.

Por isso, é válido montar um pequeno roteiro, contendo ali os passos de como se apresentar, como apresentar o seu produto, a sua empresa e depois responder as possíveis dúvidas do consumidor.

Caso a empresa atue na venda para grupos diferentes de consumidores é interessante que o roteiro seja adaptado a cada tipo de público, pensando nas características diferenciadas que esses grupos possuem.

5-Faça uso de uma abordagem convincente

 Efetuar uma venda consiste também em um trabalho de convencimento. No caso de uma venda por telefone, a situação não é diferente. Por isso, existem meios para tornar a sua linguagem mais persuasiva, especialmente se você utilizar alternativas como:

  • Mencionar durante a abordagem que o produto tem uma boa aprovação por parte do público.
  • É aprovado ou produzido em conjunto com especialistas no assunto.
  • Salientar que promoções e descontos são por tempo limitado.

6-Saiba o momento certo de entrar em contato

Um dos maiores desafios no que diz respeito a vendas por telefone é evitar ser inconveniente para o cliente. A partir do momento em que uma ligação se torna um empecilho no cotidiano do seu público, o processo de venda não flui da melhor maneira.

Sabemos que é impossível ter uma noção precisa de quando efetuar uma ligação, porém estudos estimam que determinados horários do dia são menos inconvenientes para efetuar as abordagens de venda.

Nesse caso, no turno da manhã, os melhores horários são entre 8h e 10h. Já no turno da tarde os horários mais promissores são entre 16h e 17h.

Conclusão

Realizar a venda de qualquer produto exige técnicas adequadas. No caso das vendas por telefone, existem métodos próprios para esse meio. Conhecer como cada uma delas funciona sinaliza o êxito no processo de vendas.

E então, gostou da postagem? Não se esqueça de compartilhar esse texto entre os seus contatos ou aquele amigo que está começando na área de Vendas.

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