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5 dicas de como otimizar o tempo de atendimento telefônico

Garantir a satisfação dos clientes deve ser uma das prioridades..

5 dicas de como otimizar o tempo de atendimento telefônico

5 dicas de como otimizar o tempo de atendimento telefônico

Garantir a satisfação dos clientes deve ser uma das prioridades de qualquer empresa que queira ser bem sucedida. É por isso que o atendimento telefônico é um detalhe que merece toda a atenção dos gestores.

Há vários métodos para assegurar que o cliente seja bem atendido. Um deles é a otimização do atendimento telefônico, especialmente o tempo que esse processo leva.

Ainda que hoje em dia existam outros meios que os clientes utilizem para entrar em contato com uma empresa, o telefone continua exercendo um papel importante nesse aspecto.

Seja em um call center, um escritório ou qualquer ambiente que possibilite o contato por telefone, o tempo do atendimento é um dos elementos que podem causar uma boa ou má impressão ao cliente.


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Por isso, quando se trata de assegurar a satisfação dos clientes, é importante encontrar maneiras de otimizar o tempo de atendimento telefônico.

Dicas para otimizar o tempo de atendimento telefônico

A otimização do tempo de um atendimento telefônico é algo que pode ser adotado por qualquer empresa. Nesse caso, as dicas mais adequadas são:

Invista em indicadores

Existem indicadores atualmente no mercado que visam mensurar o tempo de atendimento. Eles são os chamados KPIs e possibilitam analisar o que pode ser melhorado no momento de atender.

Eles são úteis, pois podem indicar detalhes importantes relacionados ao atendimento, tais como as taxas de abandono, os motivos para o contato e o tempo médio de atendimento.

E quando o assunto é otimizar o tempo, é possível contar com alguns indicadores importantes. Entre eles estão o TME (Tempo Médio de Espera) e o TMA (Tempo Médio de Atendimento).

Equipamentos eficientes

Ruídos, interferências, som baixo. Esses são alguns defeitos técnicos que podem comprometer um bom atendimento telefônico, interferindo inclusive na otimização do tempo.

Por isso, para melhorar o tempo de atendimento, é sempre bom contar com equipamentos de qualidade comprovada, capazes de permitir um bom fluxo de diálogo.

Equipamentos problemáticos atrapalham o atendimento e impedem a satisfação do cliente, o que é altamente prejudicial para qualquer tipo de empreendimento.

Atualização dos cadastros dos clientes

Manter os dados cadastrais dos clientes atualizados é uma maneira eficiente de agilizar o processo de atendimento. Porém, nem sempre é fácil essa atualização, pois as pessoas podem mudar de número telefônico e endereço.


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Nesse caso, a utilização da URA (Unidade de Resposta Audível) é um importante aliado. Ela possibilita a verificação na etapa de pré-atendimento, por meio de informações transmitidas aos atendentes.

Preste atenção na linguagem

É fundamental que o atendente pronuncie as palavras de maneira correta, com falas pausadas e uma boa entonação de voz. Isso facilita a compreensão do cliente e agiliza o tempo de atendimento.

Para obter uma boa desenvoltura no atendimento telefônico, é interessante que as empresas invistam em treinamento para aprimorar a técnica dos atendentes.

Motivação da equipe

Além do atendimento ser um procedimento importante que pode garantir o sucesso de uma empresa, ele exige paciência e dedicação. Por isso, é válido investir em detalhes que motivam a sua equipe.

Premiações de desempenho, ambiente agradável e treinamento constante são alguns dos elementos que podem auxiliar a otimizar o tempo de atendimento telefônico.

Conclusão

Nenhuma empresa quer ver os seus clientes insatisfeitos com o atendimento. Assim como nenhum cliente quer perder tempo ao entrar em contato com a empresa.

Portanto, qualquer estratégia que tenha o objetivo de melhorar uma empresa deve conter um item importante: a otimização do seu atendimento de forma geral, não só o telefônico.


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